Технологія відкритого простору

Коли я комусь розповідаю про технологію відкритого простору, то у співрозмовника в голові вимальовується офіс без перегородок, де працівники сидять, де хочуть і працюють як хочуть, головне, щоб ніхто нікому не заважав.

Свобода від регламентів і умовностей в такому офісі дозволяє працювати у власному ритмі, не витрачаючись на усвідомлення і дотримання цих самих регламентів і умовностей. А «збережена» енергія іде на підвищення ефективності. Чи ж не помічали Ви, що багато питань підіймаються і вирішуються, народжуються ідей під час перерв, перекурів і загалом у зовсім не «робочий» час?

Саме для того, щоб легко і ефективно впроваджувати зміни у компаніях, некомерційних організаціях, громадах тощо, використовують технологію відкритого простору. І в цьому контексті відкритий простір – це процес, який максимально заохочує людей брати активну та свідому участь в обговоренні та вирішенні питань, що піднімаються. В основі цього методу лежить здатність людей до самоорганізації.

Історія Сонг

song

Сонг – працівниця громадського сектору з Пекіну. Більше 20 років тому вона працювала інженером на будівництві. Але одного разу її запросив знайомий в громадську організацію для відстоювання інтересів громади, роботи у громаді. Сонг погодилася і почала працювати в різних проектах, які мали змінити життя у бідних сільських громадах на краще. У проектах працівники громадської організації постійно розповідали мешканцям ЩО і ЯК робити. Сонг помітила, що як тільки проект закінчувався, мешканці поверталися до своїх старих звичок. Реальних змін у громадах не було. У 2001 році Сонг поїхала у Великобританію, де мала змогу познайомитися з досвідом роботи подібних організацій. У цій британській організації Сонг побачила, що ніхто не розказує мешканцям ЩО і ЯК робити. Вона питає, а чого Ви їх не вчите і не розповідаєте що і як робити? Менеджерка цієї ГО відповіла – бо ми реально не знаємо що їм треба. Ми запитуємо ЩО вони ХОЧУТЬ і думаємо, як допомогти мешканцям САМОСТІЙНО це зробити. Ми не є фахівцями і експертами в їх житті – чого ми маємо розповідати як їм жити. Після відвідин Великобританії Сонг повністю змінила підхід в її організації – замість того, щоб скеровувати мешканців Сонг почала використовувати відкритий простір для того, щоб дізнатися які є потреби у громадах, хто чого хоче і як це можна найкращим чином зробити.

Слово “participatory” у Китаї заборонене, тому організація Сонг придумала і використовує у своїй роботі інший термін, який співзвучний з терміном – залучення, включення. Нещодавно лідер Китаю Сі Цьзіпін оголосив, що влада з верху до низу має навчитися слухати громаду. І ніхто не знав як це робиться. Було оголошено соціалістичне змагання на кращого слухача потреб громади. Виграв змагання один чиновник, який брав участь у кількох заходах у форматі відкритого простору. Сонг каже, що коли Сі Цьзіпін почув про успіхи цього чиновника і дізнався, що той найкраще справляється з роботою у громаді завдяки відкритому простору, так і сказав: “Open space is cool”.

 

ЗНАЙОМСТВО ЗБЛИЗЬКА

Одним з теоретиків і практиків, з яким пов’язують появу і поширення цієї технології, є Гарісон Оуен.

Вперше я познайомився з цією методикою у 2006 році. Пізніше завдяки ГУРТу, який, напевне, організував в Україні найбільше заходів у цьому форматі, переконався, що цей метод справді допомагає вирішувати складні завдання. Однак цей метод, як інші партисипативні методи групової роботи, варті ширшої популяризації.

Особливості відкритого простору:

  • фокус робиться на учасниках;
  • працює незалежно від культури і країни;
  • працює в різних по величині групах;
  • процес той самий, але перебіг заходу візуально може відрізнятися.

 

ЯК ВИГЛЯДАЄ РОБОТА УЧАСНИКІВ ВІДКРИТОГО ПРОСТОРУ

Термінологія

Фасилітатор – людина, яка планує і проводить захід у форматі відкритого простору, створюючи і підтримуючи умови для роботи учасників.

Спонсор (замовник відкритого простору) – як правило, людина управлінського рівня (власник компанії, директор організації, керівник департаменту у муніципалітеті тощо), який шукає відповіді на складні питання або шукає найбільш ефективні шляхи для подальшого розвитку (організації, проекту тощо).

Формат заходу

Для зовнішнього спостерігача чи для людини, яка вперше бере участь у такому форматі, або звикла до заходів, на яких є доповідачі, чітка програма і розклад, цей формат буде спочатку досить незвичним.

По-перше, нема ніякої наперед запланованої програми. По-друге, нема жодного доповідача.

А що ж тоді є? Якщо була зроблена попередня підготовча робота, на день проведення відкритого простору є поінформовані запрошені учасники, є актуальне питання, яке потребує нагального обговорення, є місце, де будуть відбуватися обговорення, і є фасилітатор, завдання якого – все це професіонально організувати і підтримувати.

IMG_4928

Учасники, які прийшли на захід у форматі відкритого простору, можуть побачити простору залу, в центрі якої стоять стільці у формі кола. В центрі кола лежать аркуші паперу, маркери. На стіні можуть висіти деякі символи і плакати з короткими повідомленнями. І ніяких столів для президії чи спонсора.

Учасники обирають будь-який стілець. Як тільки усі зібралися (як правило – є визначений час, коли всі мають прийти), спонсор робить короткий вступ, пояснюючи для чого всі тут зібралися. Після цього фасилітатор коротко розповідає про основні принципи роботи відкритого простору (як правило, ці принципи візуалізовані на стіні у вигляді плакатів чи малюнків).

Розстановка стільців у формі кола для всіх учасників заходу, вільний від втручання процес обговорення, інші особливості організації відкритого простору є факторами підтримки втілення в життя таких принципів як рівність, повага, віра в особистість кожного учасника.

Історія Ліни

IMG_4870Ліна – фасилітаторка з Йорданії. Вона працює соціальним працівником для біженців з Сирії, яких зараз в країні більше мільйона. Вона виросла у традиційній мусульманській сім’ї. Батьки оплачували навчання в школі, хотіли, щоб вона стала бізнес-вумен і заробляла багато грошей. Але ще в студентські роки вони почала волонтерувати у кількох громадських організаціях, де зрозуміла, що їй подобається працювати з людьми, а не цифрами. Вона намагалася пояснити свою позицію батькам, але вони її не підтримували. Тим не менше, вона не кидала улюбленої справи. Одного разу її запросили прочитати лекцію для учнів про профорієнтацію. Школи у Йорданії поділені на чоловічі та жіночі. Вона пішла читати лекцію у чоловічу школу. Коли вона увійшла у клас, там сиділи одні чоловіки (17-18 років). Але була вчителька, в руках якої були палка. Ліна питає: «Для чого Вам палка?». Вчителька відповіла, що для того, щоб уберегти Ліну від цих агресивних мужиків, палка для того, щоб їх вчасно вдарити. Ліна тоді каже: «Дякую за бажання мене уберегти, але я думаю, що у Вас мільйон інших важливих справ. Якщо мені буде потрібна допомога чи захист, я Вас покличу». Учні, звісно, чули розмову. Жінка-наглядач залишила клас. Лекція була фантастична, каже Ліна. Учні ставили безліч запитань і були задоволені результатом.

Нещодавно друг Ліни відкрив юридичну практику. Ліна була присутня на відкритті, коли раптом почула від одного з бізнес-партнерів свого друга: «Ми з Вами десь зустрічалися». «Так, можливо. Тільки де?», – здивувалась Ліна. «Ну як де, Ви були тою самою лекторкою, яка розповідала нам у школі про професійний вибір в житті і як важливо не помилитися. Крім того, Ви були першою людиною за час шкільного навчання, яка проявила до нас справжню повагу і повірила у нас: що ми не дебіли, хулігани, і що ми можемо бути інакшими. Цей день перевернув моє життя і я вирішив стати юристом».

Ліна так і не послухалася батьків і продовжила працювати з людьми. Зараз вона їздить по світу і є голосом сирійських жінок-біженок.

 

Принципи роботи

  • Всі, хто прийшли – саме ті, хто мав прийти. Можливо, спонсор буде розчарований, що не прийшли певні люди, яких він запрошував. Але в цьому нема нічого страшного – можливо, вони і не були потрібними у цьому обговоренні. А прийшли дійсно ті, кого цікавить ця тема, і хто зацікавлений в її глибшому розумінні і пошуку рішень.
  • Все, що відбувається, саме те, що має відбуватись. Ви ініціювали певну тему, почали обговорення, але раптом хтось з учасників відволікся на свою історію, хтось її доповнив своєю. Всі вже забули, що обговорюють, але тут раптом – «Евріка!» Це те, що не давало спокою і є таким собі новим відкриттям для учасників. Завдяки зниженому контролю відбувається розширення рамок мислення, де, як правило, задіяна права півкуля, творче мислення – таким чином з’являються нові відкриття, на яких можуть розроблятися нові рішення. Інколи буває так, що спонсор хоче більш жвавих, але сфокусованих на ЙОГО темі дискусій, але їх не має, і у нього є бажання направити обговорення у своє русло. Для цього він може звертатися до фасилітатора із таким проханням. Але фасилітатору змінювати напрямок обговорення не варто, керуючись цим принципом.
  • Все починається, коли приходить час. Цей принцип можна розуміти так, що для природньої розмови не потрібен точний час. Інколи розмови починаються відповідно до часових проміжків, які задає фасилітатор. Але буває так, що розмова може початися за кавою і стати новою темою обговорення з новим складом учасників. Важливо у цей момент не загубити суті розмови і зафіксувати результати обговорень.
  • Якщо кінець, то кінець. Якщо не кінець, то – не кінець. Цей принцип можна розуміти так, що якщо обговорення завершилося раніше, ніж передбачалося і учасники задоволені результатом, не варто тягнути кота за копчик і намагатися ще щось додати. Можна всім подякувати за внесок і піти в іншу групу. Або навпаки – учасники обговорення зрозуміли, що їм потрібно більше часу, ніж це передбачено, і вирішили зустрітися для продовження розмови в іншому місці. Це абсолютно нормально.

IMG_4926

 

Закони і закономірності

У відкритому просторі діє один закон – закон мобільності. Ви можете ініціювати тему обговорення. Але якщо раптом Вам захотілося приєднатися до іншої групи, де Ви вважаєте, що будете більш продуктивними – не стримуйте себе.

Час від часу учасники можуть поводитися як ліниві коти –  ходити пити каву, дихати свіжим повітрям, ходити на перекур, тинятися без діла, а можуть як підірвані бігати з однієї групи в іншу, ініціювати обговорення, розповідати про результати і відкриття в інших групах. Перших можна умовно назвати – метеликами, других – бджілками. І перші, і другі для динаміки та для результатів відкритого простору є надзвичайно потрібні. Метелики можуть видати несподівану ідею, а бджоли зможуть її розкрутити у динамічне обговорення.

Крім того, у відкритому просторі є просте попередження – будьте готовими до несподіванок. Адже рішення проблеми можуть бути несподіваними в результаті діалогу і щирого бажання вирішити проблему (зрештою, це і є одна з основ, на яких базується відкритий простір).

Історія Джона

Джон

Джон – фасилітатор. Багато років тому він пережив процес розлучення. Все йшло до того, що він з дружиною розлучаться. Дітей було двоє:12 і 14 років. Коли подружжя прийняло остаточне рішення розлучитися, постало питання – як зробити так, щоб діти цього не помітили і не пережили важкий період у своєму житті. І постало питання будинку, звісно. Кожен з подружжя вважав, що він не хоче нікуди їхати, бо це його дім. Вони жили а окремо поділених кімнатах, але це не вирішувало проблему – Джон не хотів перетинатися з колишньою дружиною, вона – з ним.

Одного разу колишнє подружжя сіло за столом і почало думати як можна вирішити цю непросту ситуацію. Позиція Джона була така – не робити дітей заручниками ситуації і не тероризувати одне одного дітьми. Екс-дружина прийняла цей принцип. І раптом у розмові прийшло рішення – купити у цій самій місцині інший будинок, в якому по черзі будуть проживати Джон і його колишня дружина. Наприклад, вихідні та понеділок Джон проводить у новому будинку, а з вівторка по п’ятницю – у старому. Колишня дружина відповідно жила у новому будинку з вівторка по п’ятницю, а на вихідні та понеділок – у старому. Таким чином, дітям не довелося нікуди переїжджати, вони часто бачили своїх батьків “вдома”. Зрештою, ця транзитивна фаза тривало близько року. Після цього старий будинок був проданий і діти спокійно пережили факт розлучення батьків.

 

ПАМ’ЯТКА

Про що має знати і усвідомлювати спонсор/клієнт/замовник, замовляючи відкритий простір:

  • Не буде довгих промов з боку замовника, ніяких додаткових презентацій.
  • Бажано, щоб він був відсутній під час обговорень, щоб не впливати власною персоною на зміст і поведінку учасників.
  • Питання, яке цікавить замовника, може і не прозвучати, і не бути обговореним;
  • Під час дискусій можуть проявитися неприємні речі, пов’язані або з персоною замовника, або з організаційними процесами.
  • Не буде ніяких підказок учасникам що і як їм говорити чи робити.
  • Підготовча робота в цій справі дуже важлива і доведеться багато часу інвестувати ще на стадії підготовки.

Що має знати фасилітатор відкритого простору:

  • Причини, контекст, який підштовхнув клієнта замовити відкритий простір: чому ВП? чому зараз?
  • Кількість учасників, їх гастрономічні вподобання, мови спілкування, культурні особливості, фізичні обмеження.
  • Хто покриває витрати? Чи можуть учасники ВП зробити свій внесок? Який?
  • Місце проведення ВП.
  • Головна задача фасилітатора ВП – максимально задовільнити цілі замовника. Для цього треба дослідити потреби і таргани замовника – цілком можливо, відкритий простір – це не те рішення, яке йому насправді потрібне.
Так виглядають результати обговорень
Так можуть виглядати результати обговорень у відкритому просторі

 

Пізнай себе – пізнаєш світ

Технологія відкритого простору, з огляду на свою простоту та інтуїтивну наближеність до простого життя, є універсальною технологією не лише для вирішення виробничих та соціальних проблем. Відкритий простір в ненапруженій атмосфері дозволить Вам також більше дізнатися про себе.

Історія Xiaosharina

xxxxXiaosharina – працівниця громадської організації, керує проектами у громадах. Я попросив її розповісти про зміни в Китаї. Як вона їх оцінює. «Ти знаєш, Китай дійсно змінився. Але я не знаю чи це добре чи ні. Люди постійно кудись поспішають. Вони постійно зайняті, кудись біжать. Якщо ти приїдеш у Китай, ти це відчуєш – всі біжать, а куди, чого – ніхто толком не може сказати. У Китаї велике забруднення. Ми ходимо у масках і з навушниками. Ти можеш побачити, що зранку всі біжать в офіс на роботу у масках і в навушниках. А очі порожні, в них нічого нема (meaningfull). Ми всі до цього звикли, для нас це норма. Ми багато говоримо (chat), але ми насправді не спілкуємось. На роботі зазвичай всі сидять за комп’ютерами і щось швидко набирають. Тут на відкритому просторі, в якому я вперше, я зрозуміла, що хочу нічого не робити, нікуди не бігти. Тут справді я змогла поговорити про те, що мене цікавить, або просто помовчати і головне – нікуди не поспішати. Напевне, я вже не буду такою як раніше. Приїжджай у Китай”.

IMG_4842

Автор: Тарас Тимчук, Президент ІПІДу, фасилітатор, тренер, консультант запуску і розвитку громадських проектів, автор і провайдер інформаційних кампаній на замовлення міжнародних і національних інституцій.